Här hittar Du de vanligaste frågorna om offentliga upphandlingar

Allt material, alla produkter och tjänster inom offentlig verksamhet måste köpas in genom en upphandling. Från läroböcker i skolan till skoskydden på våra sjukhus, från nybyggnader av bibliotek till stambyten i kommunala hyreslägenheter. Marknaden för offentliga upphandlingar når upp till 500 miljarder kronor om året i Sverige. I hela Europa upp till 13 000 miljarder kronor. Alla Sveriges företag får lägga anbud och alltså vara med i tävlingen om dessa kontrakt. Är du en av dem som vill ge dig in i leken? Vi hjälper dig! Välkommen till sajten där alla är vinnare!

Vad menas med den upphandlande parten?

Upphandlande parten syftar på alla Sveriges kommuner, landsting, statliga myndigheter och kommunalägda bolag. Alla verksamheter som innefattas av LOU, och alltså måste göra sina inköp via en upphandling. Beskrivs även som den upphandlande enheten, myndigheten, upphandlingsenheten, upphandlaren osv. Du finner alla Sveriges upphandlande enheters kontaktuppgifter i vårt sökregister.

Vad menas med den anbudsgivande parten?

Den anbudsgivande parten omfattar alla Sveriges företag som vill lägga ett anbud på en upphandling. Beskrivs även som leverantören, anbudsgivaren, anbudsläggaren, företaget osv. Alla företag kan lägga ett anbud på en offentlig upphandling så länge man uppfyller den upphandlande partens specifika krav på verksamheten. Detta kan gälla produkter, tjänster, sociala och etiska aspekter, ekonomisk information, bokslut, kompetens hos personal och det som oftast väger tyngst; priset.

Vad är en upphandling?

Ett offentligt styrt organ, låt oss säga en myndighet, behöver oftast köpa in produkter eller tjänster precis som alla andra verksamheter. För en fri marknad krävs att denna myndighet ”bjuder in" alla företag för att lägga ett anbud på arbetet. Myndigheten sätter upp specifika krav och beskriver i upphandlingen exakt vad det är de söker. Känner man som företag att man skulle kunna utföra jobbet så ansöker man om det genom att lägga ett anbud.

Efter att myndigheten utvärderat alla anbud väljs ett företag ut som får kontraktet eller ramavtalet. De företag som lagt anbud, men som ej fått kontrakt, kan begära att få veta anledningen till varför de inte blev utvalda. Man kan därefter, om man inte är nöjd med beslutet, lämna in en överklagan.

Vad är LOU?

LOU eller Lagen om Offentlig Upphandling finns i sin helhet via Konkurrensverkets hemsida. Lagen beskriver vad som gäller för olika delar av upphandlingsprocessen och för olika sorters upphandlingar. Denna del kallas även första direktivet, det klassiska upphandlingsdirektivet, och gäller upphandling av varor, tjänster och byggentreprenader.

Vad är LOV? Vad innebär valfrihetssystem?

LOV eller Lagen om Valfrihetssystem finns i sin helhet via Konkurrensverkets hemsida. Lagen omfattar det val som en kommun, landsting eller annat offentligt styrt organ står inför när man ska konkurrenspröva en verksamhet. Kommunen eller landstinget överlåter valet av exempelvis utförare av stöd till patienten eller brukaren själv. Detta möjliggör att den som ska ta emot vården själv får välja vem som ska utföra arbetet och även kan byta leverantör av tjänsten under avtalets gång, vilket inte är lagligt vid en ”vanlig” upphandling. För att detta ska bli verklighet införs ett valfrihetssystem som annonseras ut på Kammarkollegiets webbplats. Olika organisationer eller företag ansöker sedan om att bli godkända för detta valfrihetssystem.

Vad är LUF?

Denna del kallas det andra direktivet, försörjningsdirektivet, och gäller också upphandling av varor, tjänster och byggentreprenader inom områdena vatten, energi, transporter och posttjänster.

Vad menas med tröskelvärde?

Man delar upp upphandlingar efter hur mycket de är värda, det vill säga hur mycket kontraktet de genererar kommer vara värt. För offentlig upphandling gäller dessa tröskelvärden:

Tröskelvärden för upphandling inom områdena vatten, energi, transporter och posttjänster och för upphandling på försvars- och säkerhetsområdet (gäller från den 1 januari 2012 för LUF)

Varor och tjänster	Euro	SEK
Upphandlande enheter/myndigheter	400 000	3 795 080
Byggentreprenader
Upphandlande enheter/myndigheter	5 000 000	47 438 500

Det här gäller för upphandling enligt lagen om offentlig upphandling; LOU:

Varor och tjänster	Euro	SEK
Upphandlande enheter/myndigheter	130 000	1 233 401
Varor och tjänster
Kommuner, landsting och deras bolag	200 000	1 897 540
Byggentreprenader
Upphandlande enheter/myndigheter	5 000 000	47 438 500

Vart annonseras upphandlingarna?

Alla upphandlingar över tröskelvärdet måste annonseras i EU:s katalog TED. De flesta upphandlande enheter väljer dessutom att publicera sina upphandlingar i olika databaser. Upphandlingar under tröskelvärdet ska annonseras i en allmänt tillgänglig nationell databas. I vissa fall annonseras upphandlingarna i lokal eller rikstäckande press och på den upphandlande enhetens hemsida. Annonsering av en upphandling måste främja effektiv konkurrens, så det är i de upphandlande enheternas intresse att synas så brett som möjligt. Vi presenterar annonser för upphandlingar både över och under tröskelvärdet. I avsnittet OM OFFENTLIGA UPPHANDLINGAR kan du läsa mer om vilka sorts upphandlingar det finns inom respektive tröskelvärde.

Vad är TED?

TED står för Tenders Electronic Daily och är en databas med alla upphandlingar över tröskelvärdet, i hela Europa (innefattar EU och EES). Anledningen att upphandlingarna måste publiceras hos TED är för att främja en effektiv marknad och fri konkurrens även över gränserna i Europa.

Vad är SIMAP?

SIMAP står för, Système d. Information pour les Marchés Publics, och är ett informationssystem för den offentliga och fria marknaden för offentliga upphandlingar. På deras webbplats finner du CPV-katalogerna och det är även de som tar emot eventuella kompletteringar eller ändringar av dessa.

Krångliga regler?

Många kan uppleva att upphandlingsprocessen är krånglig och en snårskog med regler och undantag av dessa. Men det behöver inte vara så svårt. Så länge de upphandlande enheterna presenterar tydliga och inte alltför detaljrika upphandlingar så kan man, med lite påläsning och förberedelser, snabbt avgöra om upphandlingen passar ditt företag samt hur du på bästa sätt ska utforma anbudet.

Det drivs dessutom flera kampanjer, bland annat av Konkurrensverket och Stockholms Handelskammare, som verkar för att göra upphandlingsprocessen enklare och underlätta för mindre företag att förstå och ta del av upphandlingar. Man arbetar speciellt med att göra publiceringen av upphandlingar och anbudslämnande digitala. Detta innebär att man som anbudsgivare fyller i ett standardiserat webbformulär vilket medför att man inte glömmer någon information och slipper få sin handling diskvalificerad. På detta sätt blir det enklare för de upphandlande myndigheterna att utvärdera och granska anbuden eftersom alla ser likadana ut.

Under rubriken VINNA UPPHANDLINGAR kan du lära dig mer om vad du bör tänka på vid en anbudsgivning.

Varför har ni inte all information kring upphandlingarna?

Ibland väljer de upphandlande enheterna att publicera sin upphandling hos en annan aktör, och enbart annonsera om sin upphandling hos oss. Vi försöker underlätta din jakt på upphandlingar genom att alltid länka till den plats där all information kring upphandlingen finns, vilket oftast är hos själva den upphandlande enheten. Vi fungerar som en kompletterande söktjänst för dig i letandet efter relevanta upphandlingar.

Vem ska jag kontakta för mer information kring upphandlingen eller för att ta del av förfrågningsunderlaget?

Du ska kontakta den upphandlande enheten om inget annat anges i annonsen. Kontaktuppgifter finner du i själva annonsen under Kontaktpunkt(er) eller i vår söktjänst med alla Sveriges myndigheter i vänster menyrad.

Om den upphandlande enheten redan har ett ramavtal för tjänster eller produkter?

Då ska de använda sig av den leverantören enligt tidigare avtal.

När görs en upphandling?

När den upphandlande enheten upptäcker ett nytt behov eller om någon ny produkt eller tjänst har kommit upp på marknaden som täcker ett behov hos den upphandlande enheten. De upphandlande enheternas inköpsavdelningar kontrollerar först om deras nya behov ligger inom ramen för tidigare avtal och gör i så fall sina inköp från den existerande leverantören. Finns inget avtal tar man ställning till hur stort behovet är och utformar en upphandling.

Kan mitt företag marknadsföra nya produkter och tjänster mot exempelvis en myndighet så att de eventuellt överväger att köpa in dem?

Ja, men tänk på att myndigheten inte kan ta emot gåvor eller särbehandla vissa aktörer i en upphandling. Sköts inte detta enligt rådande lag blir man som anbudsgivare diskvalificerad. Vill man marknadsföra sig mot en kommun eller myndighet får man göra detta innan de upphandlar tjänsten, innan de ens har börjat skapa förfrågningsunderlaget.

Hur går en upphandlingsprocess till?

Det ser givetvis olika ut från upphandling till upphandling. Varje upphandlingsprocess börjar med att den upphandlande enheten går igenom vad som ska upphandlas, planering av upphandlingen helt enkelt. Efter det skrivs själva upphandlingen av den upphandlande enheten. De bestämmer vilka krav de vill ställa på sin leverantör, hur avtalet ska se ut och utformar själva förfrågningsunderlaget.

Sedan följer annonserings- och anbudstiden då man som företag hittar själva annonsen om upphandling och sammanställer sitt anbud, som sedan skickas in till den upphandlande enheten. När anbudstiden gått ut öppnas alla anbud av den upphandlande enheten och de börjar kontrollera vilka leverantörer som kvalificerat sig. Alla inskickade anbud prövas om det är en öppen upphandling. När den upphandlande enheten har bestämt sig för vilken leverantör som bäst uppfyller grundkraven, så skickar man ut ett tilldelningsbeslut där man anger vilken aktör man valt att ge kontraktet till och varför. Övriga anbudsgivare som inte fått kontraktet kan nu begära att få ut en orsak till varför de inte blivit valda.
Den upphandlande enheten och den valda leverantören går sen vidare i processen och tecknar ett avtal. Innan den processen sätter igång ska tio dagar lämnas för övriga anbudsgivare att överklaga beslutet om de känner att det fattats på felaktiga grunder. Under hela upphandlingsprocessen, och även under själva kontraktstiden, utvärderar både den upphandlande enheten och den valda leverantören sitt arbete. Detta görs dels för att kontrollera att deras kontrakt uppfylls men också för att kunna göra ännu bättre upphandlingar i framtiden.

Vilka krav brukar ställas på ett företag som vill lägga ett anbud?

Det kan vara allt ifrån finansiell ställning till teknisk kapacitet, eller vilken yrkeskompetens som finns inom företaget. Den upphandlande enheten ska i sitt förfrågningsunderlag tydligt klargöra sin kravspecifikation så att företag kan ta ställning till om de uppfyller kraven innan de utformar ett anbud. Företag bevisar att de uppfyller kraven genom att bifoga efterfrågade och relevanta dokument. Vilka dokument eller vilken information den upphandlande enheten begär ska tydligt klargöras i deras förfrågningsunderlag. Har man frågor kring kraven och om man som företag uppfyller dessa är det säkrast att kontakta den upphandlande enhetens kontaktpersoner eftersom det är de som författat kraven.

Varför begär många Skatteverkets blankett SKV 4820?

De flesta upphandlande enheter begär att de företag som lägger anbud ska fylla i Skatteverkets blankett SKV 4820. Som anbudsgivare kan du ange den upphandlande enhetens adress när du fyller i blanketten på Skatteverkets webbsida så skickas blanketten direkt till dem. Blanketten ger den upphandlande enheten information om att ditt företag är registrerat, momsregistrerat samt eventuella skatteskulder med mera. Ladda ner Skattverkets blankett SKV 4820.

Vad menas med utvärderingsgrunder?

Enligt LOU finns det två stycken utvärderingsgrunder som den upphandlande enheten måste ta ställning till. Den upphandlande enheten kan antingen välja det mest ekonomiskt fördelaktiga alternativet, eller det alternativet med lägst pris. Detta står preciserat i annonsen för upphandlingen. Står det att de kommer gå efter det anbud som presenterar det lägsta priset så kommer de också välja den leverantör med billigast produkter eller tjänster. Står det istället att de kommer gå efter det ekonomiskt mest fördelaktiga anbudet innebär detta att flera faktorer spelar in, exempelvis sociala villkor inom företaget, miljöaspekter, kvaliteten på produkten eller tjänsten, leveranstid, hur stabilt företaget är etc. Dessa faktorer omvandlas till ett poängsystem för varje anbud och det anbud med flest poäng vinner upphandlingen.

Vad är ett ”skall-krav”?

Ett skall-krav är precis som det låter, ett krav som ska uppfyllas. Om man som företag lämnar ett anbud på en upphandling utan att uppfylla skall-kraven så kommer anbudet inte att prövas. Det krävs alltså att man ligger inom ramen för kravet. Ett skall-krav kan gälla allt från leveranstid och priser till sociala eller företagsekonomiska aspekter.

Du kan läsa mer om upphandlingar och vad man ska tänka på vid en anbudsgivning under fliken VINNA UPPHANDLINGAR och OM OFFENTLIGA UPPHANDLINGAR.