Här hittar du all information om offentliga upphandlingar

Vad är offentlig upphandling?

Offentlig upphandling innebär inköp av produkter och tjänster som görs av offentlig sektor. Begreppet offentlig enhet omfattas i Sverige av stat, kommun, myndigheter och landsting. Även vissa offentligt ägda bolag, stiftelser, föreningar och sammanslutningar är enheter som räknas till offentliga upphandlande enheter. Exempel på offentlig upphandling kan vara staten som köper en entreprenadtjänst för att bygga vägar, landsting som köper nya ambulanser eller kommuner som köper städtjänster. Köparna kallas ofta för upphandlande enheter och säljarna för leverantörer.

I Sverige regleras upphandlingarna av lagen om offentlig upphandling, LOU. Lagen är uppdelad i två direktiv och har olika bestämmelser beroende på vilket direktiv det gäller:

• Det första direktivet, det klassiska upphandlingsdirektivet, gäller upphandling av varor, tjänster och byggentreprenader. Läs mer om lagen här.
• Det andra direktivet, försörjningsdirektivet, gäller också upphandling av varor, tjänster och byggentreprenader men inom områdena vatten, energi, transporter och posttjänster. Läs mer om lagen här.

Lagarna finns till för att alla som deltar i upphandlingarna ska ha samma förutsättningar. Regelverket för offentlig upphandling ser likadant ut inom hela EU. Offentlig upphandling i Sverige uppskattas årligen omsätta omkring 500 miljarder kronor.

Tröskelvärden

Storleken på upphandlingen avgör om den ska genomföras enligt LOU:s nationella regler eller enligt de direktivstyrda reglerna. Det är de så kallade tröskelvärdena som avgör vilka regler som gäller och de är olika beroende på upphandlingsområde. Tröskelvärdena ändras vartannat år. Det är inte tillåtet att dela upp en upphandling för att hamna under tröskelvärdet.

Tröskelvärden för upphandling inom områdena vatten, energi, transporter och posttjänster och för upphandling på försvars- och säkerhetsområdet (gäller från den 1 januari 2012 för LUF)

Varor och tjänster	Euro	SEK
Upphandlande enheter/myndigheter	400 000	3 795 080
Byggentreprenader
Upphandlande enheter/myndigheter	5 000 000	47 438 500

Det här gäller för upphandling enligt lagen om offentlig upphandling; LOU:

Varor och tjänster	Euro	SEK
Upphandlande enheter/myndigheter	130 000	1 233 401
Varor och tjänster
Kommuner, landsting och deras bolag	200 000	1 897 540
Byggentreprenader
Upphandlande enheter/myndigheter	5 000 000	47 438 500

Upphandlingsprocessen

Förfrågningsunderlag

När en upphandlande enhet har kommit fram till vad det är som behöver köpas, ska de beskriva varan, tjänsten eller entreprenaden i ett så kallat förfrågningsunderlag. Beskrivningen ska bestå av objektiva kriterier och gärna hänvisa till tekniska standarder eller specifikationer.

Den upphandlande enheten tar fram ett förfrågningsunderlag som består av:

• Krav på leverantören
• Tekniska specifikationer
• Utvärderingsgrunder
• Kommersiella villkor
• Administrativa bestämmelser
• Social hänsyn och miljöhänsyn

Annonsering och anbud

För att företagen ska få information om aktuella upphandlingar ska upphandlande enheter annonsera inom EU om möjligheten att lämna anbud. Annonserna publiceras i den elektroniska databasen TED, Tenders Electronic Daily. Databasen är kostnadsfri för användarna. När en offentlig enhet har genomfört en upphandling ska de publicera en ny annons med information om vilket, eller vilka, anbud som blev antagna.

Prövningsfasen av leverantören omfattar:

• Uteslutning av leverantörer.
• Kontroll av leverantörers lämplighet. I denna fas kontrolleras leverantörens tekniska och yrkesmässiga kapacitet samt ekonomi.
• Utvärdering av anbud. Upphandlaren ska antingen anta det anbud som är ekonomiskt mest fördelaktig med hänsyn till vad som angetts i annonsen, alternativt anta det lägsta anbudspriset.

Upphandlingens avslutande

Efter att den upphandlande myndigheten har beslutat om vilken leverantör som ska tilldelas kontraktet ska samtliga parter som deltagit i upphandlingen informeras om det avgörande beslutet. Den upphandlande enheten ska dokumentera skälen för sitt beslut, allt som kan anses ha betydelse för upphandlingsförfarandet bör dokumenteras. När en offentlig upphandling är avslutad går det att beställa hem alla inkommande anbud för att vara mer förberedd inför nästa upphandling. Att anlita extern hjälp för att hitta intressanta affärer samt gå en utbildning i hur man bäst skapar anbud är vanligt för att försöka höja sig över sina konkurrenter.

Typ av upphandling

UPPHANDLING ÖVER TRÖSKELVÄRDET:

Öppen upphandling

Vid en öppen upphandling kan alla leverantörer lämna anbud. Den är med andra ord öppen för alla. Den upphandlande enheten annonserar om upphandlingen, leverantörer kan då begära förfrågningsunderlaget och börja arbeta på sitt anbud. Förhandlingar med leverantörer får inte förekomma.

Selektiv upphandling

En selektiv upphandling börjar med att den upphandlande enheten bjuder in utvalda företag som lämnat anbud. De bjuder med andra ord in de leverantörer som uppfyller de specifika kraven. Dessa krav ska vara specificerade i annonsen rörande den selektiva upphandlingen. Även antalet leverantörer som kommer bjudas in ska stå med, oftast är det mellan 5-20 stycken leverantörer. Dessa utvalda leverantörer får sedan förfrågningsunderlaget utskickat till sig samtidigt. Förhandlingar med leverantörer får inte förekomma, och inga andra leverantörer än de inbjudna är tillåtna att lämna anbud.

Förhandlad upphandling

En förhandlad upphandling är en selektiv upphandling där den upphandlande enheten vill förhandla med en eller flera utvalda leverantörer. Efter att leverantörerna har utvärderats för att se om de uppfyller kraven bjuds de in att lämna anbud eller till förhandling. I vissa fall kan upphandling ske utan att den först har annonserats.

UPPHANDLING UNDER TRÖSKELVÄRDET:

Förenklad upphandling

En förenklad upphandling ska annonseras i en allmänt tillgänglig databas eller i annan rikstäckande media. Alla leverantörer får begära förfrågningsunderlag och deras anbud ska prövas på lika villkor. Alla leverantörer ska lämna anbud och förhandling får ske med en eller flera anbudsgivare.

Urvalsupphandling

En urvalsupphandling ska annonseras i en allmänt tillgänglig databas och anbudstiden får inte vara kortare än 10 dagar från det att annonsen publicerats. Leverantörer får sen ansöka om att lämna anbud. Den upphandlande enheten gör ett urval och dessa blir inbjudna till anbudsgivning.

Direktupphandling

Direktupphandling får användas om upphandlingsvärdet är lågt eller om det finns andra specifika skäl. Denna sortens upphandling ställer inga krav på formaliserat anbudsförfarande, eller annonsering om upphandling.

KONKURRENSPRÄGLAD DIALOG:

Konkurrenspräglad dialog är ett komplement till redan existerande typer av upphandling. Denna typ av upphandling innebär att den upphandlande enheten kan föra en dialog med anbudsgivarna i de fall då det som ska köpas in är av en komplicerad art. Då exempelvis den upphandlande enheten behöver hjälp av de sakkunniga anbudsgivarna för att kunna definiera själva inköpet. Dialogen ska givetvis vara konkurrenspräglad och den upphandlande enheten bjuder in leverantörer att deltaga i dialogen.

ELEKTRONISK AUKTION:

Detta innebär att den upphandlande enheten bjuder in deltagare till en elektronisk auktion efter att de har jämfört och utvärderat anbuden. På detta sätt kan de presentera nya lägre priser eller nya värden.

CPV-koderna

CPV står för Common Procurement Vocabulary. CPV-koder är en förteckning där alla tjänster och produkter har försetts med en kod för enklare administrering hos EU (TED). Detta för att undvika missförstånd om vilka produkter och tjänster som egentligen efterfrågas i upphandlingen. Det finns över 5000 koder i dagsläget och som företag hittar man ofta flera stycken koder som passar in på verksamheten.

Konkurrensverket

Konkurrensverket eller KKV är tillsynsmyndigheten för offentlig upphandling. De kontrollerar så att allt går rätt till, att alla inblandade behandlas lika och att beslut tas på rätt underlag. De kontrollerar även så att inte karteller uppstår inom svenskt näringsliv. Vill du komma i kontakt med Konkurrensverket hittar du deras kontaktuppgifter i vårt adressregister i menyraden till vänster.

Du kan läsa mer om upphandlingar och vad du bör tänka på vid en anbudsgivning under fliken VINNA UPPHANDLINGAR och FAQ OM UPPHANDLINGAR.